Bedrijven die dual-use goederen exporteren, komen vroeg of laat de term Internal Compliance Programme (ICP) tegen — vaak in de kleine lettertjes van een vergunningaanvraag. Voor sommige vergunningen is een ICP een harde voorwaarde. Ook zonder die verplichting is het een van de effectiefste manieren om exportcontrole-risico's structureel te beheersen.
Wat is een Internal Compliance Programme?
Een ICP is een intern beleids- en controlesysteem waarmee een organisatie aantoonbaar grip houdt op haar exportcontrole-verplichtingen. Het gaat verder dan een geschreven beleidsdocument: een ICP omvat de daadwerkelijke processen, verantwoordelijkheden en controles die worden toegepast bij elke transactie die onder exportcontrole kan vallen.
Een volwaardig ICP bevat doorgaans:
- Betrokkenheid van het management — een aangewezen verantwoordelijke en zichtbare betrokkenheid van de directie bij exportcontrole.
- Classificatieprocessen — een gestructureerde manier om te beoordelen of producten, software of technologie dual-use of anderszins vergunningplichtig zijn.
- Screeningprocedures — voor klanten, eindgebruikers, bestemmingen en transacties, inclusief aandacht voor de catch-all bepaling.
- Interne goedkeuringsprocedures — heldere escalatiemomenten wanneer een transactie een verhoogd risico met zich meebrengt.
- Training — zodat medewerkers in sales, logistiek en inkoop rode vlaggen herkennen.
- Documentatie en record keeping — een auditeerbaar spoor van genomen beslissingen.
- Interne audits — periodieke controle of het programma in de praktijk daadwerkelijk wordt toegepast.
Wanneer is een ICP verplicht?
Voor bepaalde vergunningtypen binnen de EU Dual-Use Verordening, zoals een Union General Export Authorisation (UGEA), is een aantoonbaar werkend ICP een formele voorwaarde. Zonder ICP komt een bedrijf niet in aanmerking voor dit type vergunning en moet voor elke individuele export een separate, tijdrovender vergunningaanvraag worden gedaan.
Ook wanneer een ICP niet formeel verplicht is, kan de bevoegde autoriteit het bestaan en de kwaliteit van interne controles meewegen bij de beoordeling van vergunningaanvragen en bij eventuele handhaving.
Waarom een ICP ook zonder verplichting waardevol is
Los van de formele vergunningsvoorwaarde biedt een ICP praktische voordelen:
- Snellere en consistentere beoordeling van nieuwe klanten en transacties, in plaats van ad-hoc beslissingen.
- Aantoonbare zorgvuldigheid richting banken, toezichthouders en klanten — relevant nu handhaving via het bestuursrecht sneller en directer wordt.
- Minder afhankelijkheid van individuele kennis binnen de organisatie, omdat het proces is vastgelegd in plaats van in de hoofden van enkele medewerkers.
Praktijkvoorbeeld
Een exporteur van industriële elektronica wil gebruikmaken van een algemene exportvergunning om herhaalde, tijdrovende individuele aanvragen te voorkomen. Bij de aanvraag blijkt een aantoonbaar werkend ICP een vereiste. Zonder vastgelegde classificatie-, screening- en goedkeuringsprocessen is de organisatie genoodzaakt alsnog voor elke zending afzonderlijk een vergunning aan te vragen — met bijbehorende vertraging voor de commerciële planning.
Veelgestelde vragen
Is een ICP alleen relevant voor grote exporteurs?
Nee. Ook kleinere bedrijven die vergunningplichtige goederen exporteren kunnen baat hebben bij een ICP, geschaald naar de omvang en complexiteit van de organisatie.
Hoe lang duurt het opzetten van een ICP?
Dat hangt af van de bestaande interne processen. Een organisatie met enige vorm van klantacceptatie en screening heeft doorgaans een kortere aanloop dan een bedrijf dat exportcontrole nog niet gestructureerd heeft belegd.
Moet een ICP extern worden gecertificeerd?
Certificering is niet altijd vereist, maar de bevoegde autoriteit kan bij een vergunningaanvraag of controle wel toetsen of het programma daadwerkelijk functioneert, bijvoorbeeld aan de hand van documentatie en interne audits.
TradeRisk ondersteunt bedrijven bij het opzetten van een Internal Compliance Programme binnen Compliance Frameworks. Lees ook meer over wanneer een exportvergunning nodig is en wat de catch-all bepaling inhoudt.